Si vives en una comunidad de vecinos, seguramente haya habido ocasiones en las hayas tenido dudas o consultas acerca del funcionamiento de la propia comunidad. En este post, resolvemos algunas de las dudas más frecuentes. «Ver las facturas y cuentas de la comunidad» Es obligatorio que el Administrador, recopile, almacene y actualice la información económica y documentación relevante a la comunidad de vecinos. Por otro lado, el secretario, debe tener acceso al libro de actas y tener conocimiento sobre las convocatorias de juntas, puntos de interés y reuniones de los últimos 5 años.
Estos cargos pueden unificarse en una única persona o designarse por separado. Por lo tanto, si queremos tener acceso a esta información y saber de primera mano que está sucediendo en nuestras viviendas, deberemos acudir en primera estancia al Administrador , en el caso de que tengamos uno.
De no ser así, tendremos que acudir al Presidente de la Comunidad que asumirá dichas actividades y responsabilidades. «Cuentas en la comunidad vecinal» Todos los años, los inquilinos a través de una junta designada para dicho fin, deberán aprobar las cuentas, ingresos y gastos emitidos a lo largo de ese año. Una buena práctica del Administrador, es proporcionar con anterioridad la información contable para que los propietarios puedan analizarla y estudiarla previamente a la Junta. «¿Cuándo se puede cesar al Presidente? ¿Qué documentación hay que aportar?» Se podrá cesar al presidente siempre y cuando los inquilinos o propietarios voten a favor y estén de acuerdo con esta decisión. El antiguo presidente deberá entregar una serie de documentación al nuevo presidente electo.
Estos documentos se componen del libro de actas, los seguros contratados así como las coberturas, convocatorias de juntas, recibos de las liquidaciones pertinentes, deudas de la comunidad o servicios con pagos pendientes, información legal o bancaria entre otros documentos.
Actualmente, no existe un plazo legal determinado para la entrega de estos documentos. Sin embargo, para asegurar la mayor eficacia y eficiencia posible, deberán entregarse con la mayor brevedad posible. De esta forma, facilitamos la convivencia y las gestiones de la comunidad. «¿Hay que enviar datos a Hacienda sobre la Comunidad?» La Ley de Propiedad Horizontal establece como requisito obligatorio e indispensable, el envío de la información referente a los propietarios a la Agencia Tributaria.
De esta forma, la comunidad cumple con los requisitos legales evitando posibles infracciones, sanciones y multas. Es cierto, que en ocasiones no disponemos de toda la información necesaria.
En tal caso, se debe de proporcionar la mayor información disponible de los inquilinos actuales, esclareciendo que es posible que haya alguna información pendiente de comprobación.
Es una forma de cumplir legalmente con los requisitos a pesar de que no dispongamos de todos los datos. La Agencia Tributaria decidirá si necesita o no más datos y se lo comunicará a la comunidad.»¿ Puedo solicitar un certificado de gastos de la vivienda?» La Ley de Propiedad Horizontal establece como requisito obligatorio e indispensable, el envío de la información referente a los propietarios a la Agencia Tributaria.
De esta forma, la comunidad cumple con los requisitos legales evitando posibles infracciones, sanciones y multas. Es cierto, que en ocasiones no disponemos de toda la información necesaria.
En tal caso, se debe de proporcionar la mayor información disponible de los inquilinos actuales, esclareciendo que es posible que haya alguna información pendiente de comprobación.
Es una forma de cumplir legalmente con los requisitos a pesar de que no dispongamos de todos los datos. La Agencia Tributaria decidirá si necesita o no más datos y se lo comunicará a la comunidad. «¿Quién puede ser presidente de la Comunidad?» Según el artículo 13, subsección 2 de la Ley de Propiedad Horizontal, el presidente será designado por elección ( en turno rotatorio o sorteo) por parte de los propietarios.
Por tanto, se pueden dar diferentes situaciones, en las que todas ellas sería válido su nombramiento siempre y cuando sea propietario.
Así por ejemplo, una persona que no resida en la vivienda y la tenga arrendada, igualmente puede ser designado como presidente de la comunidad.
Lógicamente, sería más recomendable nombrar a una persona que esté residiendo actualmente y qué comprenda que problemas tienen los vecinos, para poder solucionarlo lo antes posible.
Siempre debemos de tener en cuenta, que la elección deberá caer sobre alguien implicado con la comunidad vecinal y que esté al tanto de las actividades que afectan directamente a los vecinos.
Por ejemplo contrataciones de personal (conserje, socorrista, jardinero….), servicios de basuras y limpieza, contrataciones de seguros obligatorios (responsabilidad social). También otros servicios referentes a la piscina, zonas comunes, ruidos, problemas vecinales, etc.» ¿Cómo se nombra al presidente?» Existen diferentes formas de elegir un presidente para los vecinos. Puede ser por iniciativa propia en la que el sujeto se haya presentado ante la comunidad como posible candidato, y haya sido elegido.
Cada vivienda podrá emitir un único voto mostrando su aceptación o disconformidad con el nuevo candidato. Aunque lo normal, es que ningún propietario quiera asumir estas funciones y responsabilidades.
Ante esta situación, deberá realizarse un sorteo y ver quién será el próximo encargado de presidir la comunidad.
Además, deberemos establecer claramente quienes van a ser los vicepresidentes, para que en caso, de que la persona encargada no pueda realizar dichas funciones, los vicesecretarios tengan los permisos y poderes pertinentes.
El proceso de elección será exactamente el mismo que el anteriormente nombrado, es decir, en primer lugar por iniciativa propia y votación, y en segundo lugar por sorteo. «¿Puedes negarte a ser presidente?» Al igual que cuando el Estado te llama para ser vocal o presidente de una mesa electoral no puedes negarte, aquí sucede exactamente lo mismo. No obstante, existen casos muy específicos en los que te puedes ¨librar¨, pero deberán ser comunicados con todo lujo de detalles ante un juez.
Y por supuesto, hasta que el juez tenga una resolución, deberás asumir sí o sí, las responsabilidades y funciones asociadas al cargo. «¿Qué funciones tiene un presidente de vecinos?»
- Convocar juntas ordinarias al menos una vez durante su mandato.
- Convocar juntas extraordinarias cuando la situación lo requiera o motivos de urgencia. Aunque debemos esclarecer que los propietarios también podrán convocar una junta extraordinaria si llegan a un 25% de representatividad.
- Ser la voz cantante y representativa de la comunidad a la hora de contratar servicios de interés vecinal: seguros, limpieza etc. Además podrá pedir ayudas o subvenciones pero siempre con el consentimiento de los demás propietarios. Nunca jamás podrá actuar independientemente.