«¿Qué azafata necesitas?» Bueno, lo primero es preguntarse qué tipo de evento vas a realizar. Es muy diferente que hagas un evento en un congreso, una discoteca o una feria de emprendedores.
Resulta muy importante detectar que servicios vas a necesitar y elegir un perfil concreto para cada uno de ellos y con la imagen y aptitudes acordes. «Tipos de servicios de azafatas»
- Imagen
- Congresos
- Protocolo
- Idiomas
- Promotores
- Ferias
- Eventos deportivos
- Transfer
«Azafatos/as de imagen» Estos profesionales están especializados en eventos dónde resulta esencial el impacto audiovisual. Además, gracias a sus acciones consigue la atención del público rápidamente. Este servicio resulta muy atractivo de cara a ferias y promociones por ejemplo, donde buscamos que el público nos conozca rápidamente.
Por supuesto la imagen estética tanto del personal como del producto tiene que ser perfecta, así como el conocimiento del producto o servicio a promocionar para poder brindar un servicio excelente de atención al cliente. «Azafatos/as de congresos» Si por el contrario, tienes pensado llevar u organizar un evento en un congreso, acudiremos a azafatos/as especializados.
Este tipo de servicio no se basa tanto en el impacto visual, si no que prioriza la atención a los ponentes, proporcionar información de valor para los asistentes, gestionar a los asistentes y la sala y labores algo técnicas.
Están en constante trato con el cliente por lo que consiguen conectar muy bien con la audiencia, se encargan de labores administrativas como llevar el control sobre quién asiste y quién no, recepción y cierre del evento, indicaciones de lugares de interés para los asistentes e incluso regalos promocionales en stands.
Básicamente controlan el protocolo así como las demás funciones relevantes. Su labor consiste básicamente en que los asistentes no se sientan perdidos o desatendidos en ningún momento. «Funciones de un azafato de sala»
- Recibimiento de asistentes
- Entrega de documentación, impresos, publicidad o acreditaciones
- Protocolo
- Ayuda, orientación, resolución de dudas y acompañamiento de los asistentes.
- Transfer
- Atención de stands o mostradores
- Control de accesos
- Servicio de taquillas o guardarropa
- Zona de prensa y palcos, reservados o VIP
«Consideraciones previas antes de organizar un evento en un congreso» En realidad, si quieres asegurar un buen evento con una inmejorable planificación y organización (recuerda que tus asistentes lo recordarán y hablarán de ello) tienes que plantearte de inicio una serie de cuestiones.
En primer lugar, la hora. Organizar un congreso a horas que no sean muy conflictivas puede aumentar exponencialmente tus resultados.
Además tendrás que tener en cuenta si es a la hora de comer o cenar, contar con un pequeño catering para que tus asistentes no abandonen el evento desencantados.
En segundo lugar, contar cuántos asistentes esperas. En función de tus eventos promocionales, de tus patrocinadores y de un largo etc, puedes llevarte una sorpresa si no realizas confirmaciones de antemano.
En función de ello, podrás elegir el espacio y servicios que mejor se adecuen a tu idea.
Otro punto importantísimo a tener en cuenta es que debe de haber una organización y planificación muy clara y concisa durante todo el evento. Los participantes deben sentir en todo momento que saben dónde están, a dónde van y por qué. «Y las demás tareas… ¿Quién las hace?» Ya tienes todo pensado, organizado y con fecha en el calendario. Ahora tienes que ponerlo en marcha. ¿Necesitas ayuda con la sala? ¿Montar un stand? ¿Personal de audiovisual? ¿Limpieza? ¿Controladores de acceso? ¿Mantenimiento en general?
En Seinsur podemos ayudarte con todo esto y mucho más. «Azafatos/as de protocolo» Los azafatos de protocolo están especializados en eventos de mayor importancia y relevancia, dónde las formas de comportamiento marquen la diferencia. Están especializados y familiarizados con los procesos y las diferentes organizaciones jerárquicas.
Su mayor valor reside en la altísima calidad y excelencia comunicativa entre las diferentes autoridades presentes. Serán los encargados de ofrecer contenido informativo en los actos oficiales, por supuesto adaptándose siempre a la exigencia del momento. «Azafatas con idiomas» Es muy probable que si estás realizando un evento acudan personas de diferentes países. En especial si tu empresa opera o tiene intención de hacerlo a nivel internacional.
De esta forma, te aseguras de que todos los asistentes comprenden a la perfección tu idea de negocio así como sus implicaciones. «Azafatos/as promotoras» Los o las promotoras realizan funciones muy similares, pero además tienen un componente comercial muy bueno. Prácticamente se convierten en embajadores de tu marca.
Lo ideal es contar con estos profesionales si vas a acudir alguna feria importante del sector, puntos de venta o eventos comerciales.
Brindarán por la excelencia personal, la excelencia en el servicio y podrán informar a los clientes potenciales acerca de las maravillas de tu producto o servicio. «Azafatos/as de ferias» Este grupo de profesionales son idóneos si además de brindar una excelente atención al público quieres que les informen de los beneficios de tu producto o servicio y sus características o propiedades específicas.
Estas acciones ayudan a la conversión y a aumentar tu nivel de ventas y compromiso por parte del cliente. «Azafatos/as Transfer» Por último, tenemos los azafatos transfer. Éstos se encargan de recibir a los viajeros en el aeropuerto y acompañarlos en su desplazamiento.
En multitud de ocasiones resulta muy favorable este tipo de servicios, en especial cuando hablamos de países o culturas diferentes.
Sea cual sea el evento que quieras organizar, en Seinsur contamos con la experiencia y el equipo que necesitas. Consúltenos sin compromiso.