Antes de pensar en organizar un congreso, es esencial que se tenga en cuenta varios aspectos previos. En este artículo te damos unas nociones básicas para que tu evento sea un éxito y una experiencia para los asistentes.

Es necesario que sepas qué tipo de congresos vas a realizar, ya que no todos se organizan igual ni tienen los mismos elementos. Comúnmente suele haber varias charlas, en la que los ponentes exponen sus ideas sobre un tema determinado e incluso abren debates para hacer partícipes al público.  Lo más importante de todo es organizar el evento con mucha antelación, así evitamos que surjan contratiempos que luego no podamos solucionar. También debemos contratar todos los servicios que vayan a ser necesarios, como el alquiler del local o auditorio, las luces, el sonido, los azafatos… Ya que un buen servicio de azafatos puede marcar la diferencia en que sea un éxito o un fracaso.

Seinsur ofrece un equipo de profesionales a su servicio. Azafatas y azafatos con una formación y gran experiencia en eventos.

Los pasos clave a seguir para que todo funcione correctamente:

• Elegir la fecha y el lugar: Es un paso fundamental para que organices con tiempo. Hay que valorar valores el mes y el día más adecuado para que se celebre el acto. Busca y valora varias opciones antes de escoger la definitiva. Visita varios locales y reserva el lugar que más se adapte a tu objetivo.
• Busca ponentes profesionales y con experiencia para transmitir sus conocimientos. Da reputación al evento.
• Intenta que el evento cuente con algún patrocinador, eso favorece su visibilidad. Además colaboran aportando dinero para el congreso.
• Contrata un servicio de catering. En los descansos hay aperitivos para que los asistentes al congreso pasen un rato más ameno interactuando con otras personas.
• Organiza los actos de presentación del congreso ante la prensa y promocionarlo en las redes sociales, anuncios…
• Crea un espacio de interacción y networking al acabar el congreso.

Es un personal que tiene que tener un formación bastante extensa, ya que en los congresos existen muchas tareas que desempeñar y algunas son bastante complejas. Hay que contratar una agencia que cuente con los mejores profesionales, como es Seinsur. Tienen que ser especialistas para adaptarse a las necesidades de cada evento.

Son personales expertos en las distintas normas y protocolos de los diferentes eventos que hay. Ellos conocen como tienen que colocarse los asistentes en una mesa presidencial, como es el trato con las distintas autoridades, asignar el turno de palabra… Estos eventos suelen ser más formales y requieren mucha formación debido a la dificultad de sus tareas.

Son los encargados de colocar a los invitados y a los ponentes que asisten al evento. Tienen que ir ubicando a los organizadores, pasar el micrófono a las personas que tengan el turno de palabra, revisar que no les falte agua u otros elementos a los ponentes…

Son los encargados de recibir a los ponentes al llegar a un aeropuerto o estación, acompañan al invitado hasta el lugar donde se celebra el evento e incluso los dirigen a su hotel al acabar dicho evento. Es necesario que tengan un alto nivel de idiomas y capacidad de resolución ante cualquier imprevisto que surja.

Ahora que conoces los factores clave para organizar tu congreso y que sea todo un éxito, no dudes en contratar a nuestros azafatos profesionales. Ellos harán que no tengas que preocuparte de nada durante el desarrollo del evento.